Generalidades

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, RENTABOX S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto para dar cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje RENTABOX S.A.S.

Dentro del deber legal y corporativo de RENTABOX S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, RENTABOX S.A.S. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

Definiciones

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
6. Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Objetivo del Uso y Tratamiento de Datos Personales

De acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, RENTABOX S.A.S. garantiza la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes RENTABOX S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley

Finalidades del Uso y Tratamiento de Datos Personales

RENTABOX S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
2. Para proveer los servicios necesarios a sus usuarios.
3. Evaluar la calidad de nuestro servicio.
4. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, información de tipo comercial.
5. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
6. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
7. Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos.
8. Respecto de los datos recolectados directamente de las cámaras de vigilancia, estos se utilizarán con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de RENTABOX S.A.S.
9. Cualquier dato personal obtenido será utilizado solo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar los mismos salvo que exista autorización explícita para hacerlo o que sea requerido expresamente por la Ley.

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Principio de Legalidad: Los datos siempre serán obtenidos de manera legal y autorizada por los titulares de la información en los términos y condiciones que exprese la Ley.

Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado de los titulares.

Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Finalidad: RENTABOX S.A.S. solo usará los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados para las finalidades comerciales y de ley, bajo ninguna circunstancia comercializará, transmitirá ni ofrecerá datos personales sin autorización previa de sus titulares, solo si la Ley lo exige.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la constitución.

Principio de Seguridad: RENTABOX S.A.S. tiene implementado un Manual Básico de Seguridad de la Información, con el fin de evitar que sus datos sean adulterados o consultados sin autorización.

Principios de Confidencialidad: Todo el personal Encargado del Tratamiento de información personal en RENTABOX S.A.S.está comprometido en preservar y asegurar la reserva de la información, salvo en los términos que lo exprese la Ley.

Derechos que tienen los titulares de Datos Personales

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a RENTABOX S.A.S. respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

1. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a RENTABOX S.A.S.
2. Derecho a ser informado por RENTABOX S.A.S. previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que RENTABOX S.A.S. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Casos en que RENTABOX S.A.S. no es necesaria la autorización

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza publica.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro Civil de las personas.

A quienes se les puede entregar infromación por parte de RENTABOX S.A.S  sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los Datos

1. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a RENTABOX S.A.S.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
4. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a RENTABOX S.A.S

Procedimientos para los titulares

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no superara los 5 días siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos se tramitaran en un tiempo máximo de 5 días hábiles y debe contener el nombre, identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección del titular.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la formulación del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento

Deberes de los responsables del Tratamiento.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los Encargados del Tratamiento.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Ley.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
6. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Fecha de entrada en vigencia

La presente política de Protección de Datos personales fue creada el 01 de mayo de 2.019 y entra en vigencia el 08 de mayo de 2.019, nuestras bases de datos se guardarán el tiempo que se estipule por Ley de acuerdo a la finalidad que tiene cada una de ellas ejemplo la información laboral se preserva durante 20 años, nuestra información comercial de clientes y proveedores, durante 10 años.

Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informara inmediatamente a todos nuestros titulares en general.

Responsable del Tratamiento

RENTABOX S.A.S. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: RENTABOX S.A.S.
NIT: 805.010.908-5
Domicilio principal: Calle 13 # 35ª – 60 Acopi, Yumbo, Valle.

Teléfono: +57 300 611 0443.

Correo Electrónico: gerencia@rentabox.com.co